หลายคนอาจเข้าใจผิดว่าพื้นที่ 15 GB ที่ Google ให้มาฟรีนั้นมีไว้สำหรับ Gmail อย่างเดียว แต่ความจริงคือ Google ใช้พื้นที่ร่วมกัน ระหว่าง 3 บริการหลักคือ Gmail, Google Drive และ Google Photos หากบริการใดบริการหนึ่งมีข้อมูลแน่นเกินไป จะส่งผลให้ Gmail เต็ม ของคุณไม่สามารถรับ-ส่งอีเมลได้ทันทีจนกว่าจะมีการเคลียร์พื้นที่
วิธีจัดการพื้นที่ Gmail และ Google ให้กลับมาใช้งานได้เหมือนเดิม
เมื่อทราบแล้วว่าตัวการที่ทำให้พื้นที่เต็มไม่ได้มาจากอีเมลเพียงอย่างเดียว การแก้ไขจึงต้องไล่เช็กทั้งระบบเพื่อให้ได้พื้นที่คืนมามากที่สุด โดยคุณสามารถทำตามขั้นตอนง่ายๆ ต่อไปนี้
- จัดการอีเมลขนาดใหญ่: ใช้ช่องค้นหาใน Gmail พิมพ์
has:attachment larger:10Mเพื่อหาอีเมลที่มีไฟล์แนบใหญ่กว่า 10MB แล้วกดลบออก - ลบเมลเก่าที่ค้างคา: พิมพ์
older_than:2yเพื่อกรองอีเมลที่เก่ากว่า 2 ปี หรือเข้าไปที่แถบ Promotions เพื่อลบเมลโฆษณาที่ไม่ได้อ่าน - เคลียร์ Google Drive: เข้าไปเช็กไฟล์ที่จัดเรียงตามขนาด (Quota) แล้วลบไฟล์งานหรือวิดีโอขนาดใหญ่ที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้วออก
- จัดการรูปภาพใน Google Photos: เปลี่ยนการตั้งค่าจากคุณภาพต้นฉบับเป็น “Storage Saver” หรือปิดการซิงค์อัตโนมัติเพื่อไม่ให้รูปภาพจากมือถือเข้าไปกินพื้นที่
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือหลังจากที่คุณกดลบไฟล์จากทุกบริการแล้ว พื้นที่จะยังไม่เพิ่มขึ้นทันที คุณต้องเข้าไปที่ ถังขยะ (Bin) ของแต่ละบริการแล้วกด “Empty Bin” หรือล้างถังขยะให้เกลี้ยง พื้นที่จึงจะถูกคืนกลับมาให้คุณใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพอีกครั้ง
สรุปได้ว่าการดูแลพื้นที่จัดเก็บข้อมูลให้ว่างอยู่เสมอ ไม่เพียงแต่ช่วยให้เราใช้งานอีเมลได้ไม่สะดุด แต่ยังช่วยให้การค้นหาข้อมูลสำคัญทำได้รวดเร็วขึ้นด้วย ใครที่กำลังเจอปัญหากล่องเมลเต็ม ลองเอาสูตรลบไฟล์ด้วยคำสั่งพิเศษนี้ไปใช้ดู รับรองว่าได้พื้นที่คืนมาเพียบ
